书信概览

帕梅拉R. 麦迪逊女士西北第7街310号

萧华克实业公司

康斯威尔街972号伯克利市 加州94707

19        年7月30日

安德森市 印第安纳州07713

亲爱的麦迪逊女士：

我们的确备有您所查询的影片，“存档与调档”，而我也十分乐意立刻为您寄出6卷影片。

不过您也许不知道我们最近刚发行了一卷
16厘米的彩色影片， “现代档案管理”。这部新影片不但收录了传统的“文件”档案管理
方式，包括以字母、主题、数字、地区排序的各式方法，以及所需 的程序与设备；它也介绍了近年来档案管理所呈现的新风貌，简单地说，就是“电子存档”。如您所知，电脑科技的进步与微缩影片的问世使档案管理经历了戏剧性的变革。我想您及您的学生将会发现“现代档案管理”不啻为一部令人兴奋蕴含高度信息的影片。随信谨附介绍手册一份，敬请参考。

我是不是可以寄给您这部新影片以替代“存档与调档”？十天  内我们可以收到影片的样本，我可以为您保留一部，如果您愿意(请利用所附的明信片)。这当然是免费的，不过请您务必在一周内将明信片退还，因为这部影片的需求量着实惊人。

感谢您的来信。

衷心问候

M. M. 海托华

随信另含附件                                      业务代表

亲爱的朋友：

国际网坛杂志社

坚木南435路号

南湾市 印第安纳州46675

19         年5月1日

伊凡・伦德尔⋯⋯鲍里斯・贝克尔⋯⋯斯特菲・格拉芙⋯⋯ 吉姆・科勒尔⋯⋯吉米・康纳斯⋯⋯斯蒂芬・艾德伯格⋯⋯彼 得・桑普拉斯⋯⋯约翰・麦肯诺⋯⋯莫妮卡・塞莱斯⋯⋯张德培

⋯⋯安德烈・阿加西⋯⋯约翰・纽科姆⋯⋯杰克・克雷默⋯⋯马蒂娜・娜芙拉提诺娃。

请恕我在此广提名人，自抬身价。实在是因为关于这些及其他更多的网球巨星，我有一则令人振奋的消息要与“国际网坛”  的读者分享。您当然知道这些高手都曾叱咤职业网坛，独领风骚，
在网球史上铭刻不可磨灭的形迹。不过，您清楚他们也都是多产的网球评论家？

“国际网坛”精心筹划，收集20位网球巨星的论述杰作，分别结  集成册。第一册《伊凡・伦德尔论网球》出版后将陆续推出一系列的专书，由上述的好手与每一位球迷家喻户晓的当代网坛名将执笔。我相信您一定会深爱系列里的每一本书；不但有美国首屈一指

的艺术家，埃克隆・尼尔森所绘制的多幅插图，更由精美的仿皮封套装订而成，优雅大方。而每本书价格，含邮资在内，仅需18.95美元。请利用所附卡片订购《伊凡・伦德尔论网球》。您可以用个人

支票即刻付款，或者稍后再容我将帐单寄出。后续每册新书发行前，我会先行通知您；相信您一定不想错过系列里的每一本书。

特别赠送！如果您的订单在5月15日前寄达，我将随书赠送一本精心绘制，厚达24页的网球手册：《重温基础》；让您在球赛中的表现不同凡响。

诚挚问候威廉・马丁

随信另含附件                                      营销经理

斯泰西百货公司

百老汇街1670号

纽瓦克市 新泽西州07102

弗吉尼亚・克兰肖太太布兰富德街28号

威容那市 新泽西州07044

您已经赚进

0.50美元                        亲爱的克兰肖太太：

19      年6月29日

1.00美元                              假使有人以每行
50分的酬劳请您

1.50美元                        阅读这封信，不知您意下如何？

2.00美元                              只要您能读完这整封信，我们会很

2.50美元                        乐意地如数支付这笔款项。

3.00美元                              我们是这样认为的：虽然您最近难得

3.50美元                        光临，但是我们一直视您为贵客，非常期

4.00美元                        待您能再度来访。我们希望能够经常看

4.50美元                        到您，为您在我们公司重新开户。对我们

5.00美元                        来说，拥有像您一样的老客户要比服务素

5.50美元                        昧平生的一般顾客更具价值。而我们开

6.00美元                        立新帐户的成本最低要11美元，既然如

6 50 美元                      此，我们宁愿将这笔钱转交给您使用。

7.00美元                              因此，我们免费奉上这张
11块钱

7.50美元                        的支票邀您再度光临，尽情采购价值50

8.00美元                        元以上的商品。从我们收罗了全国各家

8.50美元                        知名品牌的展示场里，为全家选购服饰。

9.00美元                        或者想买些家居用品，比如烤面包机、

9.50美元                        熨斗、灯具、椅子等。也不妨提早准备

10.00美元                      年节礼品，选些手表、银碗或唱片。

10.50美元                      随信所附的支票就是您购物的头款。

11.00美元                                        为什么您不明天就来呢？
衷心问候

菲利斯・穆尔

随信另含附件                                      客户服务部

G.亨利・里克特先生里克汽车零件公司 中央街1610号

喜购汽车零件制造厂

波兴东街2003号

春田市 密苏里州68503

19         年2月28日

鸠普临市 密苏里州64801

亲爱的里克：

我收到几位像你一样的好顾客来信，查询我们汽车零件最近价格调涨一事；我将依照给其他人的说明来回答你的问题。

里克，我可以向你保证，我们绝对不会任意调涨价格。只有在不得不的时候，我们才会这样做。不知道你最近有没有光顾过你家附近的超市，或是添购过一身新西装、一双新鞋，还是一辆新车？如果有的话，想你一定同我一样为那些“无法无天”的价  位而震惊不已。不过为什么要独怪成衣厂商、汽车厂商和食品供应商？各行各业都在涨价！我记得几年前一幢不错的房子只要
4 万块钱，现在却要10万以上了。

我们汽车零件的调价只是反映出你我周围的物价现况。我还记得从前只要
8块多就能换新机油和滤清器；同样的东西今天却要花上32块左右。

说得够多了。如果你拿我们的价钱和其他的汽车零件供应商比较，我相信你一定会发现我们绝不输给其他的竞争者；相同品质的零件，也许我们的价钱还要比人家更便宜。没错，一定有些供应商的价钱比我们还低，那是因为他们的零件品质也相对较差。而不管买的是什么，你一定要考虑到品质。

感谢你的来信，里克。希望你不会觉得我听起来好像不太重视你的问题。我当然很重视，但是除了提供你公道的价格外，我实在别无解决之道。

诚心致意

唐纳德・霍尔斯顿

随信另含附件                                      业务经理

联全纸业公司

东北景观大道463号

阿尔伯克基市 新墨西哥州 87066

拜伦・赫夫利先生   赫夫利顾问公司总裁东景路10950号

史高特谷 亚利桑那州85295

亲爱的赫夫利先生：

19     年2月23日

谢谢您接受我们的邀请。大家都很高兴您能在 3月23日莅临阿尔伯克基。

随信附上议程草稿一份。邀您参加的午餐会将于12:15开始，您的演讲则可望于1:30左右就绪。我将担任介绍您的工作(可否请您将个人的简历资料寄给我参考？)

我知道我们这次研习会的参加者对您的商业领域里的各种经历都深感兴趣；您也一定准备了一些有趣的故事与恰如其份的幽默。而我也希望您能够拨出时间告诉我们您对高级主管助理这个角色的看法，还有他们要如何充实自己，晋升管理阶层。

我稍早提过，这次的会议将在里约农庄举行。如果您计划搭机前来，请让我知道航空公司与班次，以便到机场接您。如果您打算开车与会，我相信您一定知道往里约农庄的路。当您抵达时可以从大厅“本日聚会”的告示板上得知会议的房间所在。

此外，也请让我知道是不是还有任何地方能够为您效劳。我们很想将您这次的来访安排得尽善尽美。

诚挚问候

辛西娅・墨菲

随信另含附件                                      会议筹办人

芮尼尔五金机械公司

伦敦路1305号・德卢司市・明尼苏达州・55811

19    年10月15日

乔治・霍尼卡特先生斯图尔德街214号

卡拉马祝市 明尼苏达州48912

亲爱的乔：

一般来说，客户才是我们重视的对象。

上个月纪念公司成立50周年，我们着实地庆祝了一番。我们最先想到该做的事情之一就是写信给我们200多家的零售商客户，感谢他们长年来的热诚支持。我们在信里提到，如果不是他们，我们不可能成长到今天的规模；事实上，没有他们的支持，我们根本无从在此庆祝50周年。我们当然是句句诚心；你和我们一样都很了解忠实朋友的重要。

不过后来我们又想到：供应商呢？我们的供应厂商那些品质优良的五金器具让经销商乐意长期定货，不也一样值得我们感谢吗？
我们向你进铁锤、锯子、刀片、扳手，还有其他许多的“迈克森”   
产品有多久了， 35年？你们的产品一向都是品质精纯，价格公道，
再加上服务完善。这样一家制造厂商，对我们这个批发商而言，真是夫复何求！当然偶尔双方会有些小小的争执，你们处理的态度总是“顾客永远是对的”    (在我们来说，顾客倒不见得永远都对)。无论我们之间有过什么样的问题(我都记不得了)，都无损于我们对你们公司、你们产品，以及你们员工的评价。

所以至少是这一次，我要将全心的感谢从重要的客户身上转移到重要的供应厂商。而在我们的感谢名单上，“迈克森”名列前茅。谢谢你！

诚挚问候

詹姆斯・费尔南德斯采购经理

附：往后我们之间免不了还是会有些小问题发生，到时候你该不会拿我刚说过的这些好话当挡箭牌吧？

布伦斯威克照明设备公司

美洲大道1250号 纽约市 纽约州10020

怀纳玛・诺布尔特太太北街160号

新骆雪市 纽约州 10901

亲爱的诺布尔特太太：

19        年8月10日

我很高兴推荐艾琳・戴维斯应征贵公司行政助理一职。

艾琳担任我私人秘书有三年了，而我从来没有遇到过比她更好的秘书。就她所担任的工作，艾琳可说是我名副其实的行政助理，
只是我们布伦斯威克照明设备公司并没有这项职称。简单地说，艾琳在职期间一直是我的“右手”。她的电话应对得体，口述记录出色， 而且还是一位杰出的作家(我有许多信函、备忘录与报告都是艾琳代笔)。

她的离职颇令我遗憾。但是我也了解，原因在于她从西港家里坐车上班所花的时间与费用；每天的早出晚归尤其让她疲惫不堪。总之，关于艾琳・戴维斯我可以这么说：如果可能，我会毫不

犹豫地再次雇用她。

诚挚问候

珍妮佛・韦柏财务总监

第  1 篇

写作者的技巧

多年以来，书写商业信函可观的成本一直是个恼人的话题。这其实不无道理。当你把文具、纸张、邮资、写作者的时间，以及各项经常费用全部考虑进去，一封信的成本还真能叫人心惊胆战(可能高达15美元！)。

我们老实说，有不少公司在书信写作上的确花费了过高的成本。有些人写信也稍嫌冗长。

不过我们还是要面对现实。比起因为写了一封不当的信(或者是根本不写信)所损失的金额，写信寄信的花费其实微不足道。给一位重要客户的信写得简洁得几近草率， 也许能让会计因为成本低廉而笑颜逐开，但却也可能因此得罪客户，减少甚至终止订单。所以说这样一封看似“便 宜”的信其实一点也不便宜。

书信不仅是用来沟通的媒介，还可以有效地取代面对面的登门拜访，建构与维系彼此间的友谊，吸引与争取客户，以及为公司塑造良好的形象。

在第一篇里，我们提供了几点建议，让你的书信能够达成上述的目标，特别强调如何经由有效的书信沟通来创造更高更多的商业利益。